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Einige Unternehmen verlangen, dass Sie jedes Jahr ein aktualisiertes W-9-Formular, die Steueridentifikationsnummer und die Zertifizierung anfordern, die meisten jedoch nicht. Unabhängige Auftragnehmer haben die Möglichkeit, jährlich ein W-9-Formular einzureichen, um die Vertragsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten, dies ist jedoch nicht immer erforderlich. Dies kann verwirrend sein, insbesondere wenn sich die Umstände in Ihrem Beruf oder Ihrem Leben in letzter Zeit geändert haben, da bei bestimmten Änderungen ein neues Formular ausgefüllt werden muss. Die meisten dieser Änderungen sind selten und treten nur unter bestimmten Bedingungen auf.

Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen

Der Internal Revenue Service oder die Sozialversicherungsverwaltung erteilt allen Bürgern eine Identifikationsnummer (ITIN) für den einzelnen Steuerzahler. Für die meisten Mitarbeiter und Einzelunternehmen ist die ITIN die Sozialversicherungsnummer. Wenn sich Ihr Status ändert, z. B. von einer Einzelunternehmung zu einer Partnerschaft oder Gesellschaft, gibt der IRS eine neue Eidgenössische Arbeitgeberkennnummer (FEIN) aus. Sie müssen diese Änderung in einem aktualisierten W-9-Formular melden.

Staatsangehörigkeitsstatus

Eine Änderung Ihres Staatsangehörigkeitsstatus ist selten, aber wenn Sie sich ändert, müssen Sie ein neues W-9-Formular einreichen. Wenn Sie derzeit US-amerikanischer Staatsbürger sind, ändert sich dieser Status normalerweise nur, wenn Sie das Land dauerhaft verlassen, Ihre Staatsbürgerschaft widerrufen werden oder freiwillig Ihren Status aufgeben. Wenn sich Ihr Status ändert, senden Sie sofort ein neues W-9-Formular, da Ihr Arbeitgeber möglicherweise seine Unterlagen ändern muss. Das Besteuerungsverfahren für Nicht-US-Bürger, die in den Vereinigten Staaten arbeiten, unterscheidet sich häufig von dem für einen Bürger.

Status des Sicherungsvorbehalts

Die häufigste Änderung des Status des Steuerpflichtigen ist, ob die Person der Steuereinbehaltung unterliegt. Sie unterliegen dieser Art der Quellensteuer, wenn Sie in Ihrem vorherigen W-9-Formular Angaben wie z. B. Ihre ITIN ausgelassen oder gelogen haben, wenn Sie nicht bestätigt haben, dass Sie von der Quellensteuer befreit sind, oder wenn Sie Ihr Interesse oder Ihre Dividenden unterboten haben Sagen Sie Ihrem Arbeitgeber nicht, dass er Geld einbehält.

Die IRS warnt Sie, wenn Sie der Steuerabzugsteuer unterliegen, und gibt den Grund dafür an. Die Agentur weist Sie auch darauf hin, wenn Sie sich nicht mehr zurückhalten müssen. Wenn Sie einer Sicherungssperrung unterliegen, müssen Sie Ihren W-9 entsprechend ändern. Sie müssen es auch ändern, wenn Sie befreit werden.

Verantwortung

Es liegt nicht in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers, Sie zu fragen, ob sich auf Ihrem W-9-Formular etwas geändert hat. Wenn sich Ihre Steuerzahlernummer, Sozialversicherungsnummer, Staatsangehörigkeitsstatus oder Steuerbefreiungsstatus im letzten Jahr geändert haben, müssen Sie sich an Ihren Arbeitgeber wenden und ein neues Formular anfordern. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie ungewöhnliche Umstände haben könnten, die sich auf Ihren W-9 auswirken könnten, und Sie möglicherweise ein Update benötigen, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber und fragen Sie danach. Die Personalabteilung Ihres Arbeitsplatzes sollte in der Lage sein, Ihre Frage zu beantworten. Ansonsten wenden Sie sich an die IRS.


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