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Dokumentensteuerungsarbeit ist eine Form des Informationsmanagements. Während dieser Arbeit entwerfen und erstellen Sie Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und elektronischen Aufzeichnungen. Sie pflegen auch Dokumentenverwaltungssysteme, die von Ihnen und anderen erstellt wurden. Laut O * NET OnLine betrug der Medianlohn der Arbeitnehmer in dieser Funktion im Jahr 2009 77.100 USD pro Jahr oder 37,02 USD pro Stunde. Sie sollten die grundlegenden Funktionen dieser Rolle verstehen, bevor Sie zu viel Zeit und Geld in eine formale Ausbildung investieren. Sie können lernen, wie Sie grundlegende Dokumentkontrollaufgaben erledigen, indem Sie Nachforschungen durchführen und das, was Sie lernen, auf grundlegende Szenarien anwenden.

Informationen zum Ausführen grundlegender Dokumentsteuerungsarbeiten: informationen

Mit etablierten Fachleuten zu sprechen, ist möglicherweise die beste Methode, um die Arbeit der Dokumentenkontrolle zu erlernen.

Schritt

Lesen Sie Bücher, Zeitschriften, Websites und anderes branchenspezifisches Material, um ein Lehrbuch über die Arbeit der Dokumentenkontrolle zu erfahren. Entwickeln Sie Fragen auf der Grundlage des Materials, das Sie lesen, und fragen Sie aktuelle Fachleute aus der Industrie.

Schritt

Wenden Sie sich an Ihr lokales Kapitel der Association of Records Managers und Administrators (ARMA) oder der Association for Information und Image Management (AIIM), um aktuelle Fachleute für Informationsgespräche zu kontaktieren. Fordern Sie 30 Minuten Zeit für ein Mitglied an, um mehr über seine täglichen Arbeitsprozesse zu erfahren. Sie können auch eine Besichtigung seiner Büroräume anfordern, um sich ein Bild von der typischen Arbeitsumgebung dieses Berufs zu machen und sich ein Bild von der typischen verwendeten Ausrüstung und Software zu machen.

Schritt

Nehmen Sie an einem Kurs zum Informationsmanagement teil, um die Software und andere Lehrbuchprozesse zu erlernen, die normalerweise mit der Dokumentensteuerung verbunden sind. Erhalten Sie Klassenempfehlungen von den von Ihnen gemachten Branchenkontakten oder über die Websites der Branchenverbände.

Schritt

Wenden Sie die erlernten Informationen an, indem Sie sie in Ihren persönlichen oder ehrenamtlichen Aktivitäten testen. Organisieren Sie Ihre Stromrechnungen, Gesundheitsnachweise oder andere persönliche Dokumente. Verwenden Sie eine leicht zugängliche Datenbanksoftware, die sich auf Ihrem PC, Ihrem Arbeitscomputer oder den Computern Ihrer lokalen Bibliothek befindet. Teilen Sie Ihre Arbeit mit anderen, die mit der Dokumentenkontrolle vertraut sind, damit sie Ihnen durch Ihre Fehler helfen können. Wenden Sie die Prozesse auf Ihr Arbeitsmaterial an, nachdem Sie die Probleme gelöst haben.

Informationen zum Ausführen grundlegender Dokumentsteuerungsarbeiten

FAQ - 💬

👉 Ein „angemessenes Format“ (Sprache, Software) und Medium ( Papier oder elektronisch) haben und einer angemessenen Überprüfung sowie einer Genehmigung unterliegen. Weiter müssen die „Dokumentierte Informationen“ überwacht und gelenkt werden um sicherzustellen, dass sie dort wo benötigt, verfügbar sind.

👉 Der wichtigste Grundsatz, wenn Sie technische Dokumentation erstellen, lautet: Sie schreiben für den Anwender, nicht für sich selbst. Daher müssen Sie sich im Klaren sein, an wen sich Ihre Produkt- bzw. Softwaredokumentation richtet. Wollen Sie ein Programmierhandbuch, ein Administrationshandbuch oder ein Benutzerhandbuch erstellen?

👉 In der Schule und im Beruf gibt es meist Vorgaben dazu, wie die Dokumentation aufgebaut und wie umfangreich sie sein soll. Auch die Form ist oft vorgegeben. Ansonsten fährt der Verfasser am besten, wenn er sich am klassischen Aufbau aus Einleitung, Hauptteil und Schlussteil orientiert.

👉 Interne und externe Technische Dokumentation. Bei der Technischen Dokumentation wird nach VDI 4500 zwischen interner und externer Technischer Dokumentation unterschieden: Die interne Technische Dokumentation dient der internen Archivierung aller produktrelevanten Dokumente und der Nachweispflicht, alle rechtlichen Pflichten eingehalten zu haben.


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