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Unternehmen können ihren Mitarbeitern arbeitsbedingte Kilometerkosten erstatten und einen Steuerabzug geltend machen. Die mit dem regulären Pendelverkehr des Mitarbeiters verbundenen Kilometer werden jedoch nicht als Kilometerkosten betrachtet. Wenn ein Mitarbeiter die Kilometerkosten nicht vollständig erstattet hat, kann er den nicht erstatteten Teil als Geschäftsaufwand eines Mitarbeiters beanspruchen.

Job Expense Report Formular

Um Erstattungen als Steueraufwand abzuziehen, müssen Unternehmen Geschäftsreisen dokumentieren.

Anforderungen an die Meilenrückerstattung

Der IRS stellt ein paar Richtlinien für Unternehmen bereit, um die Mitarbeiter für den Kilometerstand zu erstatten. Bei korrekter Zahlung ist die Zahlung für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig und kann vom Unternehmen als Aufwand abgezogen werden. Um den Abzug geltend zu machen, verlangt der IRS, dass das Unternehmen die Einzelheiten der Kosten dokumentiert und prüft, ob die Reise geschäftlich war. Damit die Zahlung für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig ist, muss der Mitarbeiter die arbeitsbedingten Ausgaben dokumentieren und die überhöhten Erstattungen zurückerstatten.

Erstattungssätze

Die einfachste Möglichkeit für ein Unternehmen, die Laufleistung von Mitarbeitern zu erstatten, ist die Verwendung der IRS-Standard-Laufleistung. Dieser Satz ist zur Deckung der durchschnittlichen Kosten für Benzin, Fahrzeugwartung, Reparatur, Versicherung, Registrierung und Abschreibung bestimmt. Die Rate beträgt 56 Cent pro Meile ab 2015 und wird regelmäßig angepasst. Alternativ kann sich ein Unternehmen dafür entscheiden, nur bestimmte Kosten für das Auto zu erstatten, wie z. B. die Gasrechnung für eine Auslandsreise. Es kann sich sogar dafür entscheiden, die Kilometerleistung überhaupt nicht zu erstatten.

Welcher Kilometerstand zählt

Damit die Laufleistung abzugsfähig ist, müssen Sie aus beruflichen Gründen fahren oder reisen. Der Besuch eines Kunden, das Abholen von Vorräten oder das Reisen zu einer Konferenz sind alles gute Gründe, um die Kilometerkosten zu fordern. Der IRS untersagt jedoch ausdrücklich, dass Mitarbeiter und Unternehmen die bei einem normalen Arbeitsweg anfallenden Kilometer abziehen. Um dies zu berücksichtigen, sollten Sie die Anzahl der Meilen, die bei Ihrer normalen Arbeitspedition anfallen, von den gemeldeten Kilometern abziehen. Angenommen, Ihr Zuhause ist eine 10-Meilen-Rundreise von Ihrem regulären Arbeitsplatz aus. Anstatt zu Ihrem regulären Arbeitsplatz zu gehen, haben Sie einen Tag lang bei einem Kunden gearbeitet, was eine 30-Meilen-Hin- und Rückfahrt war. Der Kilometerstand abzüglich Ihrer normalen Fahrtzeit - 20 Meilen - ist erstattungsfähig und absetzbar.

Nicht erstattete Kilometer

Wenn Sie zur Arbeit gefahren sind und Ihr Arbeitgeber Sie nicht oder nur teilweise erstattet hat, können Sie einen Steuerabzug in Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen. Mitarbeiter können auf Formular 2106 nicht erstattete Arbeits- und Geschäftskosten abziehen. Leider ist der Abzug begrenzt. Verschiedene Einzelpostenabzüge, z. B. nicht erstattete Mitarbeiteraufwendungen, sind nur dann abzugsfähig, wenn sie 2% Ihres bereinigten Bruttoeinkommens übersteigen.


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