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Der Zweck einer Besprechungsagenda besteht darin, sicherzustellen, dass die Teilnehmer eine Vorstellung davon haben, wohin die Diskussion geleitet wird. Es bietet auch einen Zeitrahmen, so dass alle Beteiligten wissen, wann die Besprechung abgeschlossen ist. Erstellen Sie eine Vorlage für eine schnelle Besprechungsagenda im richtigen Format, sodass Sie sie nur für jede Sitzung aktualisieren müssen.

Listenformat

Wenn Sie eine Meeting-Agenda schreiben, müssen Sie sie in einer numerischen und alphabetischen Liste in der Reihenfolge der Ereignisse formatieren. Das Standardformat hat oben auf der Seite das Wort "Agenda". Schreiben Sie unter "Agenda" den Namen der Firma, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung. Jeder Hauptpunkt der Tagesordnung wird durch eine Zahl oder eine römische Ziffer wie folgt ergänzt: "I. Einleitung, II. Korrespondenz". Fügen Sie unter jeder Hauptkategorie detailliertere Beschreibungen hinzu, denen ein Buchstabe in alphabetischer Reihenfolge vorangeht. Hier ein Beispiel: "a. Allgemeine Einführung, b. Einführung neuer Mitglieder." Setzen Sie diese Reihenfolge für alle Tagesordnungspunkte und Beschreibungen fort.

Gliederung

Die Grundzüge einer Tagesordnung für eine Sitzung sind zunächst die Einleitung, gefolgt von den Protokollen der vorangegangenen Sitzung (Erwägungsgrund und Billigung), Berichten, neuen Geschäften, Diskussionspunkten (nach Wichtigkeit) und dem Abschluss. Dies ist eine grundlegende Richtlinie für eine Agenda - Sie können natürlich Ihre eigenen Artikel in der von Ihnen bevorzugten Reihenfolge hinzufügen.

Zeitschätzungen

Sie sollten auch Zeitvoranschläge für jeden Punkt Ihrer Tagesordnung angeben. Verwenden Sie Zeitblöcke in Minuten oder Stunden mit realistischen Schätzungen. Der Parlamentarier der Versammlung (normalerweise eine Sekretärin oder ein Manager) kann dann diese Richtlinien verwenden, um die Versammlung auf Kurs zu halten. Sie können beispielsweise "3 Minuten" neben der Einführungszeile und "15 Minuten" unter jedem Punkt hinzufügen, der zur Diskussion steht.

Verantwortlichkeiten

Geben Sie neben den Zeitschätzungen für die Besprechung auch den Namen der Person an, die für die Leitung der jeweiligen Diskussion verantwortlich ist. Wenn Sie oder der Manager die einzige Person ist, die die Besprechung durchführen möchte, ist dies nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch zu jeder Aufgabe auf der Tagesordnung unterschiedliche Teammitglieder zugewiesen haben, geben Sie die Namen an. Wenn beispielsweise eine Sekretärin das Protokoll gibt, fügen Sie ihren Namen neben diesem Eintrag in die Liste ein.


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