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Unternehmen müssen jeden Geschäftsvorgang im Buch der ursprünglichen Journalbuchung erfassen, ein Schritt, der als Journalisierung bezeichnet wird. Durch das Journalisieren wird jeder Geschäftsvorgang in zwei verbundenen, aber gegenüberliegenden Konten erfasst, wobei ein Konto belastet und das andere Konto mit demselben Transaktionsbetrag gutgeschrieben wird. Im Allgemeinen werden Journaleinträge in der Reihenfolge ihrer Transaktionsdaten eingetragen, zu denen Transaktionen aufgetreten sind.

Buchungen protokollieren

Buchung ins Ledger

Schritt

Die im Originaljournalbuch erfassten Kontoinformationen müssen später übertragen und ins Hauptbuch gebucht werden. Das Hauptbuch verfügt über ein Kontoformat, das die Beschaffung von Kontodaten für die Erstellung von Abschlüssen vereinfacht. Ein Hauptbuch gruppiert Konten nach den Strukturen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Alle im Journal gefundenen Transaktionsbeträge für jedes Ledger-Konto werden summiert und dann als Saldo dieses Ledger-Kontos angezeigt.

Probe-Balance vorbereiten

Schritt

Bei der Vorbereitung eines Test-Saldos müssen Sie eine Liste der Hauptbuchkonten mit allen in einer Spalte aufgeführten Sollbeträgen und allen Guthabenbeträgen in einer anderen Spalte erhalten. Jede Spalte wird aufsummiert und ihre Summen werden miteinander verglichen, um zu sehen, ob es ein Gleichgewicht oder eine Ungleichheit gibt. Der Zweck der Vorbereitung eines Test-Saldos besteht darin, etwaige Journalisierungs- oder Buchungsfehler aus früheren Aufzeichnungen aufzudecken und zu korrigieren, damit die Erstellung der Finanzberichte erfolgen kann.

Anpassungen vornehmen

Schritt

Möglicherweise müssen Unternehmen bei einigen Geschäftsvorfällen bestimmte Berichtigungen vornehmen, die normalerweise erst am Ende eines Abrechnungszeitraums erfasst werden. Zu diesen Geschäftsvorfällen zählen häufig geleistete Vorauszahlungen eines Unternehmens als vorausbezahlte Kosten oder von Kunden als Einnahmen vor dem Verkauf sowie aufgelaufene Einnahmen oder Aufwendungen, die einfach nicht während eines Zeitraums erfasst werden, wie z. Bei einem Vorauszahlungsanpassungsposten wird der Gesamtsaldo einer Vorauszahlung entsprechend angepasst, um die angefallenen Ausgaben oder die für die laufende Rechnungsperiode erzielten Einnahmen widerzuspiegeln.

Temporäre Einträge schließen

Schritt

Temporäre Buchungen sind diejenigen, die in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden, nämlich verschiedene Ertrags- und Aufwandskonten sowie das Dividendenkonto. Jeder Saldo auf den temporären Konten muss am Ende eines Abrechnungszeitraums glattgestellt werden, da die Ertrags- oder Aufwandskonten für den nächsten Abrechnungszeitraum mit einem Nullsaldo beginnen müssen. Guthaben auf temporären Konten werden unter Berücksichtigung der Gewinnrücklagen geschlossen, wobei die Einnahmen die Gewinnrücklagen und -aufwendungen erhöhen und die Dividenden die Gewinnrücklagen verringern.

Erstellung von Abschlüssen

Schritt

Die Erstellung des Jahresabschlusses ist im Wesentlichen die Übertragung von Kontenguthaben auf die jeweiligen Konten in verschiedenen Abschlüssen - einschließlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung und Eigenkapitalnachweis. Unternehmen verwenden häufig ein Arbeitsblatt zur Erstellung von Abschlüssen. Ein Arbeitsblatt hat oft die Form verschiedener Spalten, und ein Basisarbeitsblatt kann aus einer Kontospalte, einer Bilanzspalte und einer Gewinn- und Verlustrechnung bestehen. In der Kontospalte werden alle Kontonamen mit den entsprechenden Kontoständen in einer der beiden Kontoauszugsspalten aufgeführt, wodurch eine erste Version der Finanzberichte erstellt wird.


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